多店舗運営の課題である煩雑な建物管理業務を解決。点検業者探しに丸一日かけていた工数を0に

お客様の課題

・点検業者の選定から日程調整までに2週間以上の時間を要していた
・役所や消防署からの指摘を受けるまで対応が遅れ、業務が煩雑化していた

スマテンの解決策

・店舗の設備管理を紙ベースからクラウド上に一元化したことで業務効率化を実現
・点検業者の選定、日程調整をスマテンが代行し業務工数を削減

導入の効果

・従業員間で法令点検の重要性が共有され、スムーズな運用が実現
・消防法や設備についての専門知識が必要な場面が多いが、スマテンに一任することで安心感を得られている

「総合デジタルショップテルル」の運営をはじめ、キャリアショップ、モーターバイク事業、飲食事業、教育事業、人材育成事業など全国で200店舗以上のビジネスを手掛ける株式会社P-UP World。「未来へ必要とされる企業へ」をビジョンに掲げ、人々から求められ続けるような品質の高いサービスを提供しています。
同社は役所や消防からの指摘を受け、2021年1月から建物設備管理クラウド「スマテンBASE」を導入。点検業者探しや日程調整の手間をなくし、情報をクラウドで一元管理することで、情報を全てクラウドで管理することで業務効率化、工数削減を実現しました。
2024年4月にインタビューからスマテンBASEはバージョンアップ。今回はその後の新たな変化や、社内の理解について、P-UP Worldの総務部、井手琴美さんにお話を伺いました。

始まりは役所や消防からの指摘。その都度、対応可能な業者探しに苦労していたためスマテンBASEの導入を決断。

ー以前のインタビューでは業務効率化や修繕の迅速化などについて言及されていましたが、その後の進捗や変化はございましたか。

以前のように上司から法令点検や修繕の重要性について具体的に質問されることがなくなり、スマテンに関連する稟議はすぐに可決されるようになりました。導入時は設備や法律に関する専門的な内容は分からないことが多く、その都度スマテンの皆さまに質問し、教えていただいたことを社内で共有していました。おかげで建物の法令点検の意識が高まり、点検から修繕までスピード感をもって行えるようになったと感じています。

ー社内に法令点検の重要性を定着させるために、工夫したことはありますか?

半年に1回の定期点検の案内がスマテンから届くたびに、社内の関係各所に共有しました。そうすることで上司や店舗のスタッフに浸透し、今では「スマテン」の名前を伝えれば「建物点検のことだね」と理解してもらえますし、法令点検に関することはスマテンに一任すれば大丈夫という安心感もあるので迅速に業務を進行することができています。

業者の選定や日程の調整を一任し、工数削減を実感。深い専門知識は不
要。

ー建物管理業務について、困難なことはありますか?

現在は新入社員にスマテンBASEの管理を一任していますが、スマテンBASEの操作についてはシンプルで見やすい構造なので質問されることも無く、法令点検の知識が無くても難しく感じることはないようです。
ただ、特に消防法や専門的な設備用語については難しいことも多く、スマテンからのメッセージで分からない用語がある際は私が代わりに答えるようにしています。専門用語については、経験を積みながら理解を深めていけると考えています。

ースマテンを導入する前の課題と、導入後の変化について教えてください。

点検業者を探して連絡をしても、不慣れで分からないことが多く、丸一日この業務に時間を取られてしまうこともありました。それを複数の店舗となると、全ての店舗の点検日程が確定するまでに2週間近くかかっていたと思います。
スマテンBASEを導入後はスマテンサイドで調整してもらった点検や修繕の日程が店舗ごとに表示されるので、私たちはそれを確認し、店舗に伝える以外の業務は無くなりました。誰が見ても分かりやすい表示なので、社内で説明する手間も無くなりました。

ー2024年8月にスマテンBASEがバージョンアップ後、使い心地はいかがでしょうか?

特にダッシュボードの視認性が向上し、複数店舗の点検状況や修繕案件を一目で把握できるようになりました。これにより、業務の進行管理がさらにスムーズになったと感じています。

スマテンBASEを活用し正しい情報を発信しながら、法令点検の意識を高めて業務の効率化と迅速な対応を実現したい。

ースマテンをさらに活用する中で、当初想定していなかった効果や気づきはありましたか?

以前は消防設備の知識がほとんどなく、抜き打ち点検があると「何事か?」と不安に感じることが多くありました。しかし、消防設備点検が定期的に行われるようになってからは、対応に慣れてきたと感じています。今では「消防の方が来たので、こう対応しました」と現場で対応できるようにもなっています。これは、スマテンのサポートのもと、対応の流れや専門知識を学びながら取り組んできた成果だと感じています。

ー今後、社内での法令点検をスムーズに遂行していけると思いますか?

弊社では店長が定期的に交代するため、新任店長への法令点検説明の機会が自然と増え、各店舗のスタッフにも法令点検の重要性がしっかりと浸透してきています。さらに、スマテンBASEの導入により、業者選定や日程調整といった煩雑な業務が不要になり、点検報告書もクラウドで一元管理可能となりました。これにより、今後も法令点検対応を迅速かつ効率的に進めていけると確信しています。

ースマテンBASEを導入してきた中で、これから導入する企業に伝えたいポイントがあれば教えてください。

やはり一番の導入メリットは「システムの導入コストをかけずに業務効率化・工数削減」に繋がるということだと思っています。複数の店舗の点検や修繕の情報をシステム上で一元管理できることや、点検日程の調整が不要であることは多店舗展開している企業には特にメリットしかないと思っています。また、スマテンBASEは一目で欲しい情報にたどり着けるので、初心者にも扱いやすいシステムということも利点です。