スマテンBASE導入事例インタビュー　株式会社木下の保育様

認可保育園や学童保育の計49施設を運営する株式会社木下の保育、消防点検のDX化を推進する「スマテンBASE」を導入

■導入の経緯

木下の保育では、2021年9月からスマテンBASEを導入しています。
導入前は、報告書類や日程調整など、法令点検に関する管理が煩雑であることに課題を感じていました。点検は複数の業者に依頼していたため、業者ごとに消防設備点検結果報告書の対応が異なり、PDFで提供される場合もあれば、紙で郵送される場合もあり、どうしても対応にばらつきが出てしまいます。
また、消防設備点検結果報告書をPDF化する際には、書類の枚数が多く、ホチキスを外してスキャンし、再度ホチキスで留めるといった作業に手間がかかっていました。
その他にも、毎年の監査時には直近の消防設備点検報告書を提出する必要があります。書類を準備するのに時間がかかることもありましたが、スマテンBASEでWEB管理をし、業者対応はスマテンにお任せすることで、これらの課題が解決できると思いました。

■導入の決め手

スマテンBASEの一番の魅力は、各保育園の点検や工事に関する情報を一元管理できるというところです。
例えば、スマテンBASEでは現在の点検状況や点検後の消防設備点検結果報告書等の情報をアプリで一括管理できるため、何度もメールフォルダを開いて日程を確認したり、消防設備点検結果報告書を探したりする必要がなくなります。更に、日程調整はスマテンが各施設と直接行ってくれるので、他の業務に時間を充てることができ、利便性が高いと感じます。
また、費用についてもこれだけ整ったシステムだと高くついてしまうのではないかと心配しましたが、導入費用やシステム利用料は無料なことに驚きましたし、点検価格も弊社の価格帯に合った費用でご提案いただきました。
費用を抑えながらも今まで抱えてきた課題を解決でき、スマテンは他社には無いような強みがあると感じ、スマテンBASEを導入することにしました。

■期待する導入後の効果

弊社の場合はスマテンと各保育園で点検日程の調整を行っており、本社ではスマテンBASE上で点検が確実に行われているかを確認するのみなので、大変助かっています。私から問い合わせをする必要もなく確実に点検を行ってくださっていますし、保育園からもスムーズに点検が完了していると報告を受けていますので、導入して本当に良かったです。
今後は、スマテンではなくビルの管理会社側で点検している保育園の情報もスマテンBASEに登録することができればいいなと思っています。
例えば、ビルインしている保育園の消防設備点検はビルの管理会社で行ってくださるのですが、監査の対応時には消防設備点検結果報告書が必要になるので、そういった際もスマテンBASEに報告書等の情報を登録することで、より情報の一元化ができることを期待しています。

■今後の展望

スマテンを一番初めに導入した際は、消防設備点検や昇降機の点検をお願いしていたのですが、それ以外にも特定建築物点検などの法定点検について、どの施設は点検が必要かもしくは不要なのかをスマテンの担当者に教えていただきました。不必要なことを無理に勧めるのではなく、弊社にとって必要な情報を的確に教えてくださるので、スマテンをとても信頼しています。
各園の規模や構造によって設置する設備も変わってきますし、法律も年々変わっていますので、今後も私たちが見落とさないように導いてくださると嬉しいですし、弊社も今まで以上にお任せできる保育園を増やしていき、お互いに共存共栄の関係を築いていきたいです。