建物管理業界には“アナログ文化”がまだ多い

近年、さまざまな業界でDX（デジタルトランスフォーメーション）が進んでいます。

しかし建物管理の現場では今も、

  • 紙の点検報告書
  • FAXでのやり取り
  • 電話での日程調整
  • Excel台帳管理
  • 紙ファイル保管

など、アナログ運用が残っているケースも少なくありません。

特に法令点検業務では、

  • 点検実施
  • 報告書管理
  • 消防署提出
  • 指摘改修管理
  • 点検履歴管理

など、管理対象が非常に多いため、紙運用のままでは担当者負荷が大きくなりやすい業務でもあります。

実際の現場では、

「報告書を探すだけで時間がかかる」
「どの拠点が未対応か分からない」

という悩みも少なくありません。

なぜ建物管理DXは進みにくいのか

他業界ではDX化が進む一方で、建物管理業界ではアナログ運用が残りやすい背景があります。

特に大きいのが、

  • 建物ごとの差異
  • 法令管理の複雑さ
  • “今まで問題なかった”文化

です。

① 建物ごとに運用が違う

建物管理では、

  • 建物用途
  • 管理会社
  • 点検業者
  • テナント構成
  • 設備内容

などが、施設ごとに異なります。

例えば、

  • オフィスビル
  • 商業施設
  • 福祉施設
  • 工場
  • 学校

では、必要な管理内容や点検対応も変わります。

そのため、

「全施設を同じ運用に統一しづらい」

という特徴があります。

また、建物ごとに長年運用されてきたルールや管理方法もあるため、“昔からのやり方”が残りやすい傾向があります。

「現場ごとに違う」がDXを難しくする

例えば法令点検一つを取っても、

  • A施設は紙報告書
  • B施設はPDF管理
  • C施設はExcel管理

など、管理方法が統一されていないケースもあります。

その結果、

  • 情報共有しづらい
  • 管理状況が見えづらい
  • 属人化しやすい

という課題が発生しやすくなります。

特に複数拠点を持つ企業では、

「管理方法が拠点ごとに違う」

こと自体が、大きな運用負荷になるケースもあります。

② 法令書類が多い

消防設備点検では、

  • 点検報告書
  • 維持台帳
  • 改修履歴
  • 消防署提出書類

など、多くの書類を保管する必要があります。

さらに、

  • 半年ごとの機器点検
  • 年1回の総合点検
  • 改修履歴管理

など、継続的な管理も必要になります。

紙運用の場合、

  • どこに保管したか分からない
  • 最新版が不明
  • 過去履歴確認に時間がかかる
  • 提出漏れに気づきにくい

などの課題が発生しやすくなります。

「探す時間」が意外と大きい

実際の現場では、

  • 「前回指摘って改善済み？」
  • 「消防署提出って終わってた？」
  • 「この報告書どこだっけ？」

など、“探す作業”に多くの時間がかかるケースもあります。

特に紙保管では、

  • ファイル倉庫確認
  • 過去メール検索
  • 業者問い合わせ

などが必要になることもあり、管理工数が増えやすくなります。

③ 「今まで問題なかった」が変化を止める

建物管理は、“事故が起きない状態を維持する”仕事です。

そのため、

「今までこのやり方で問題なかった」

という考えが残りやすく、DXの優先度が下がるケースもあります。

特に現場では、

  • 日々の対応業務
  • トラブル対応
  • テナント対応

などが優先されやすく、“管理改善”にまで手が回らないケースも少なくありません。

ただ、属人的運用には限界がある

建物数や管理拠点が増えるほど、

  • Excel管理
  • 紙保管
  • 個人依存

だけでは限界が出てきます。

例えば、

  • 担当者異動
  • 人手不足
  • 多拠点化

などが進むと、

「誰が何を管理しているのか分からない」

という状況も起こりやすくなります。

近年は特に、法令点検管理の属人化が課題として挙がるケースも増えています。

DXで変わるポイント

近年では、

  • 点検スケジュール可視化
  • 報告書クラウド管理
  • 履歴共有
  • モバイル対応
  • 自動通知

などを導入し、管理工数を削減する企業も増えています。

特に複数拠点管理では、

  • 「どの拠点が未対応か」
  • 「どの指摘が未改修か」
  • 「次回点検はいつか」

をリアルタイムで把握できることが大きなメリットになります。

DXは「効率化」だけではない

建物管理DXは、単なる効率化ではありません。

例えば、

  • 点検漏れ防止
  • 属人化防止
  • 情報共有強化
  • 管理品質向上

など、“安全管理そのもの”にも関わるテーマになっています。

特に法令点検では、

「気づいたら期限が過ぎていた」

を防ぐ仕組みづくりが重要になります。

よくある管理課題

実際の現場では、以下のような課題もよく見られます。

よくある課題

  • 点検スケジュールがExcel管理になっている
  • 報告書が紙保管で探しづらい
  • 拠点ごとに管理方法が違う
  • 前任者しか状況を把握していない
  • 指摘改修の進捗が見えづらい
  • 消防署提出状況が分からない
  • 情報がメールやチャットに分散している

建物管理は、“対応すること”以上に、“継続管理すること”が難しい業務とも言えます。

今後の建物管理に求められること

今後は、

  • 人手不足
  • 多拠点管理
  • 法令管理負荷増加

などを背景に、建物管理DXの重要性はさらに高まっていくと考えられます。

特に法令点検は、“実施して終わり”ではなく、

  • 継続管理
  • 履歴管理
  • 情報共有

まで含めた運用体制づくりが重要になります。

まとめ

建物管理業界では、今も紙・FAX・電話中心の運用が残っています。

しかし実際には、

  • 管理拠点増加
  • 人手不足
  • 属人化
  • 情報分散

などを背景に、“従来運用だけでは管理しきれない”ケースも増えています。

特に法令点検は、継続的な管理が必要な業務だからこそ、

  • スケジュール管理
  • 履歴管理
  • 情報共有

を仕組み化し、“担当者依存を減らすこと”が重要になっています。スマテンでは、法令点検の一元管理やスケジュール管理の効率化を支援しています。
点検管理の属人化や、複数拠点管理に課題を感じている方は、お気軽にご相談ください。